Şikayet (İhbar) Prosedörümüz

BOBAJOY, müşterilerine, çalışanlarına, iş ortaklarına ve diğer paydaşlara yönelik olası zararların önlenmesi amacıyla ihlallerin erken aşamada tespit edilmesini temel bir sorumluluk olarak görmektedir. Bu kapsamda, tedarik ve değer zinciri boyunca ortaya çıkabilecek insan hakları ve çevresel risklerin veya ihlallerin bildirilebilmesi için etkin bir şikâyet (ihbar) mekanizması oluşturulmuştur.

Bu prosedür; şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi, yönetilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin esasları düzenlemektedir.

1. ŞİKÂYET PROSEDÜRÜNÜN AMACI

Şikâyet prosedürü, tüm paydaşlara BOBAJOY’un faaliyetleri ve tedarik zinciri kapsamında insan hakları ve çevresel riskler veya ihlaller hakkında bildirimde bulunma imkânı sunar.

Bu mekanizma aynı zamanda aşağıdaki amaçlarla kullanılmaktadır:

- Olası zararların önlenmesi
- Mevcut risklerin en aza indirilmesi
- Erken uyarı sistemi oluşturulması

2. KİMLER ŞİKÂYETTE BULUNABİLİR?

İç veya dış tüm gerçek ve tüzel kişiler insan hakları veya çevresel riskler ve ihlaller hakkında bildirimde bulunabilir.

Şikâyette bulunabilecek kişiler ve kurumlar şunlardır:

- Çalışanlar
- Tedarikçiler
- İş ortakları
- Müşteriler
- Diğer paydaşlar

3. ŞİKÂYET KONULARI

Şikâyet prosedürü aşağıdaki konuları kapsar:

- İnsan hakları ihlalleri
- Çevresel riskler ve ihlaller
- BOBAJOY’un yasal ve etik yükümlülüklerine aykırı uygulamalar
- Tedarik zincirinde ortaya çıkan risk ve ihlaller

4. ŞİKÂYET NASIL YAPILIR?

Şikâyet ve bildirimler aşağıdaki kanallar aracılığıyla iletilebilir:

Online:
BOBAJOY Etik Hattı
Çevrimiçi ihbar sistemi

Posta Yoluyla:
Selahattin Eyyubi Mah. 1538. Sok. No:32/2
Dr. Esat Oktay İş Merkezi
Esenyurt / İstanbul / Türkiye

5. ŞİKÂYETLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ

Şikâyetler, bu süreç için özel olarak yetkilendirilmiş bağımsız çalışanlar tarafından değerlendirilir.

Bu kişiler:

- Talimatlardan bağımsız hareket eder
- Gizlilik ilkesine tam uyum sağlar
- Süreci tarafsız ve objektif şekilde yürütür

6. ŞİKÂYET SÜRECİ

Şikâyet süreci aşağıdaki adımlardan oluşur:

- Tüm bildirimler kayıt altına alınır
- Şikâyetler konu ve ciddiyetine göre sınıflandırılır ve önceliklendirilir
- Gerekli durumlarda ihbarcıdan ek bilgi talep edilir
- Bildirimler merkezi olarak incelenir
- İhlal veya risk tespit edilirse önleyici ve düzeltici faaliyetler uygulanır
- Süreç ilgili birim tarafından takip edilir
- İhlal tespit edilmezse süreç kapatılır
- İhbarcıya süreç sonucu hakkında geri bildirim yapılır

7. İHBARCILARIN KORUNMASI

BOBAJOY, ihbarda bulunan kişilerin korunmasını temel ilke olarak benimser.

Bu kapsamda:

- Tüm bilgiler gizli tutulur
- İhbarcı kimliği korunur
- Bilgiler sadece “bilmesi gereken” kişilerle paylaşılır
- Veri koruma mevzuatına tam uyum sağlanır
- İhbarcılar hiçbir şekilde ayrımcılığa veya misillemeye maruz bırakılamaz